P

Povestea lui Rosy, asistentul digital care scapă o companie de rutină

Cristian Ignat, Chief Canopyst @Canopy

La fiecare început de lună, clienții agenției Canopy primesc un mail prietenos cu factura lunii anterioare de la Rosy. Nimic extraordinar până aici, doar că Rosy este un robot software, un asistent digital care a preluat mai multe activități repetitive și uneori de rutină din cadrul echipei, pentru a le permite colegilor să își folosească mai eficient creativitatea.

Nu a înlocuit pe nimeni. Încă

Rosy are din ce în ce mai mulți corespondenți în organizații din întreaga lume, de la mari grupuri financiare la firme de resurse umane și turism.
De exemplu, angajați din cadrul NASA își încep ziua întrebându-l pe George ce task-uri a rezolvat pentru ei. George este tot un asistent virtual, dezvoltat, ca și Rosy, pe platforma Robotic Process Automation (RPA) a companiei americane UiPath, fondată la București de o echipă de români.
Ambii roboți își ajută colegii să își îndeplinească o parte din atribuțiile zilnice mai repede și fără erori. Niciunul nu a înlocuit alt coleg, ci pur și simplu le face viața mai ușoară la birou, degrevându-i de anumite activități repetitive și de rutină.

Cum? Hai să vedem ce face Rosy mai exact

Rosy, please send our clients the Google Ad-Words invoices, Facebook invoices along with Canopy invoice for the last month. Rosy, please send me the business report for the last month.

Sunt câteva dintre e-mailurile pe care Rosy le primește de la colegii de la Canopy la fiecare început de lună. Rosy are propria ei adresă de mail, precum și conturi Google AdWords, Google Analytics, GMail, Facebook sau Smart Bill. Poate accesa toate aceste platforme și înțelege ce se întâmplă cu datele de acolo.
Știe să își citească și să proceseze emailul, să îndeplinească anumite task-uri și mai apoi să ne informeze despre tot ce a făcut. La Canopy am început să lucrăm cu ea de la debutul anului, iar de câteva luni a preluat activitatea de emitere a facturilor, pe care ulterior le și trimite clienților.
Spre exemplu, în deschiderea paginii următoare este email-ul pe care ea îl trimite către clienții noi care primesc prima factură de mentenanță lunară.
Înainte de a trimite acest e-mail, Rosy citește dintr-un fișier informațiile despre client (nume, adresă de email, detalii contract, detalii SRL, detalii cont Ad-Words etc.).
După aceea, accesează contul Google AdWords al clientului cu propriul user și parola și descarcă factura în format PDF.
Ulterior, deschide Smart Bill, aplicația de facturare pe care o folosim, tot cu userul și parola sa. De aici emite factura Canopy în format PDF. Mai apoi, deschide GMail și trimite un email personalizat precum cel de mai sus.
Cred că cel mai ușor este să o vedeți pe Rosy în acțiune accesând acest link: www.bit.ly/Rosy-Canopy .
Revenind la Rosy și capacitatea ei de a se extinde în zone noi, până în acest moment, printre task-urile pe care le știe se numără:

  • Citește și înțelege email-uri pe baza unor reguli,
  • Trimite email-uri,
  • Citește și înțelege fișiere de tip PDF și Excel,
  • Interpretează date din Google AdWords și Google Analytics,
  • Emite facturi din Smart Bill.
  • Și continuă să învețe platforme noi, activități și procese noi.

Ca scurtă trecere în revistă, beneficiile majore ale unui astfel de robot sunt:

  • Acuratețe 100% și evitarea erorilor umane – în cazul oamenilor este firesc să greșim, mai ales când vine vorba de munci neatractive și repetitive. Un bot are capacitatea de a crea totul 100% de încredere și de a nu evita muncile care nu îi plac.
  • Eliberarea oamenilor de taskuri care nu le aduc valoare – astfel o persoană poate să se concentreze pe analiza de date, pe task-uri creative care îi ajută să crească în carieră și să evolueze
  • Scalarea mai rapidă a unui business – un robot poate finaliza diverse activități și lucra 24 din 24 de ore, indiferent de fusul orar.
  • Eliminarea fraudelor – un robot aplică reguli fără a putea fi influențat.

Ce mai învață Rosy zilele astea?

În această perioadă, Rosy învață să facă rapoarte. Un raport presupune o multitudine de date din diverse platforme, dar care nu sunt foarte relevante. Pentru a fi și a aduce valoare, ele trebuie prelucrate și redate în formate personalizate.
De exemplu, raportul de business al agenției de marketing online Canopy se actualizează lunar cu statistici noi, mai exact cu informații despre veniturile din luna respectivă, creșterea de la an la an, numărul de clienți noi, veniturile pe care le vor aduce acești clienți în următoarele luni, cheltuieli și alți indicatori financiari.
În primă fază, toate aceste informații trebuie luate din mai multe platforme și copiate într-un format PDF. Acest lucru presupune doar muncă de copy / paste.
Atenția este esențială în acest caz, deoarece se pot face relativ ușor erori importante, iar deciziile de business din următoarea perioadă pot risca să aibă o bază greșită.
În cazul lui Rosy, potențialul de a greși este extrem de mic, chiar de 0%, deoarece primește indicații clare de unde poate accesa datele și unde le poate adăuga.
Pentru mulți, această muncă de copy / paste, repetitivă poate fi migăloasă și plictisitoare. Vestea bună e că ea e preluată de Rosy, iar colegii ei pot dedica mai mult timp analizei datelor, pot să își pună întrebări despre ce pot face să crească mai mult business-ul.

O colegă care nu vrea concediu

După aproape șase luni de când face parte din echipa Canopy, toți colegii sunt de părere că s-a integrat perfect și e considerată un membru al echipei.
Are o identitate virtuală, adresă de mail și conturi proprii pe diverse platforme, ba chiar și o imagine sub forma unui robot fizic pentru a se apropia mai mult de oameni, colegi, parteneri. Apare pe site-ul nostru, în prezentările pentru clienți, și ne gândim în permanență ce putem să o învățăm pentru a ne face viața mai ușoară la birou.
Ea preia task-uri care nouă, oamenilor, nu ne aduc valoare de cele mai multe ori, ne susține să ne dezvoltăm și să învățăm prin mutarea focusului de la job către zone mai productive și creative.
Realitatea e că în România există persoane care 8 ore pe zi preiau informațiile din facturi și din bonuri fiscale apoi le introduc într-un program de contabilitate.
Un robot precum Rosy poate ajuta enorm și salva timp, crește productivitatea colegilor. Facturile se pot introduce de către cineva într-un scanner, iar apoi pot fi salvate în format electronic într-un folder.
Robotul preia fiecare fișier nou apărut în folder, citește informațiile și le introduce apoi în programul de contabilitate.
În cazul în care nu înțelege anumite informații – factura este ștearsă sau ștampila este pusă pe anumite
informații, atunci trimite un email către cineva din firma de contabilitate în care îi arată exact zona din factură pe care nu a putut să o citească și așteaptă un răspuns. Pe baza acestui răspuns, robotul învață, iar data viitoare va ști singur.

Sunt organizații globale care au deja sute de roboți bazați pe tehnologia RPA

Dacă sună puțin SF, nu este, lucrurile acestea se întâmplă în România și în toată lumea, pentru că diverse organizații au apelat la RPA și unele chiar au centre de excelență pentru implementarea eficientă a unui astfel de proiect în mai multe ramuri de business.
Beneficiile sunt multiple, de la eliminarea task-urilor repetitive din munca angajaților la creșterea productivității, eficienței și a creativității oamenilor dintr-o companie.
O companie poate integra în echipă o multitudine de astfel de roboți. După cum ziceam, au capacitatea de a prelua atât activități repetitive mai simple, precum și task-uri mai complexe.
Sunt organizații globale care au deja sute de roboți bazați pe tehnologia RPA, care eficientizează munca oamenilor. Ei pot evolua permanent, se pot coordona între ei pentru a termina împreună un task, le pot prioritiza pe baza unor reguli.
În aceste companii oamenii lucrează împreună cu roboții și îi ajută să învețe. În acest moment, prin inteligența artificială și feedback-ul primit de la oameni, un robot poate ajunge să îndeplinească activități foarte complexe în doar câteva minute, fără nicio eroare.
Acest lucru se poate traduce în ore și chiar zeci de ore salvate unui om care ar fi trebuit să finalizeze aceste activități. Tipologia activităților se extinde și ea permanent, de la contabilitate și audit financiar, la crearea unor oferte de vacanță după anumiți parametri și suport pentru resurse umane (crearea fișelor de plată, a fișelor de pontaj, monitorizarea perioadelor de vacanță, ajutor pentru noii angajați etc.).
Pentru a testa ce poate face un astfel de asistent digital, oricine poate încerca UiPath Community.
Puteți să descărcați gratuit platforma și să încercați, mai ales că au și traininguri online gratuite, accesibile oricui prin intermediul UiPath Academy. Dacă nu vă descurcați, îi puteți scrie un email colegei Rosy, folosind adresa rosy@canopy.ro cu titlul Help.
 
Dacă vrei să afli mai multe despre Inteligența Artificială, click aici.
 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *